Domicilio digitale degli amministratori: chi deve avere la PEC, scadenze e conseguenze dopo il DL 159/2025

Dopo il DL 159/2025 devono avere un domicilio digitale iscritto al Registro delle imprese solo l’amministratore unico o l’amministratore delegato delle società e, in loro mancanza, il presidente del consiglio di amministrazione. L’indirizzo non può coincidere con la PEC della società e andava comunicato entro il 31 dicembre 2025, oltre che a ogni nomina o rinnovo.

È un adempimento societario, non di sicurezza sul lavoro, ma è finito nel decreto sicurezza perché riguarda i controlli e la notifica degli atti. Lo gestiscono di solito il commercialista o il notaio; conviene però che l’amministratore sappia cosa è cambiato, perché l’indirizzo è il suo.

Da dove nasce l’obbligo e cosa ha cambiato il DL 159/2025

L’obbligo di domicilio digitale per le imprese costituite in forma societaria risale all’art. 16, comma 6, del DL 29 novembre 2008, n. 185. La legge di bilancio 2025 (art. 1, comma 860, L. 207/2024) lo ha esteso dal 1° gennaio 2025 agli amministratori, intervenendo sull’art. 5, comma 1, del DL 18 ottobre 2012, n. 179. La formulazione generica aveva aperto dubbi su quali amministratori fossero coinvolti e se potessero usare la PEC della società, tanto che il Ministero delle Imprese aveva dato prime indicazioni con la nota prot. n. 43836 del 12 marzo 2025.

L’art. 13, comma 3, del DL 159/2025 ha riscritto la norma chiudendo i due dubbi principali. In sintesi, il testo vigente:

• limita l’obbligo all’amministratore unico o all’amministratore delegato o, in mancanza, al presidente del consiglio di amministrazione, di imprese costituite in forma societaria;
• stabilisce che il domicilio digitale di questi amministratori “non può coincidere con il domicilio digitale dell’impresa”;
• fissa per le imprese già iscritte il termine del 31 dicembre 2025 e, in ogni caso, l’obbligo di comunicazione al conferimento o al rinnovo dell’incarico.

La norma è in vigore dal 31 ottobre 2025, data del decreto; la legge di conversione ha solo precisato il riferimento al rinnovo “dell’incarico”. La circolare INL n. 1/2026 (prot. del 23 febbraio 2026) la riassume tra le misure dell’art. 13 negli stessi termini.

Chi rientra e chi no: la mappa delle cariche

La regola si applica in base alla forma di amministrazione, non al numero di persone in consiglio. La tabella riassume i casi più comuni.

Le forme che non usano né amministratore unico né delegato né CdA sono il punto meno chiaro. In questi casi è prudente chiedere alla Camera di commercio come intende applicare la norma, anziché scegliere da soli un’interpretazione.

Perché la PEC della società non basta

Prima del DL 159/2025 molte società avevano indicato per l’amministratore la stessa PEC aziendale. Oggi non è più possibile, e la ragione è pratica: un atto destinato alla persona dell’amministratore deve raggiungere lui, non una casella letta da un ufficio amministrativo o da uno studio esterno.

Il domicilio digitale deve quindi essere personale e distinto. Può essere una PEC intestata all’amministratore o un altro domicilio digitale ammesso dalla legge; ciò che conta è che non coincida con quello dell’impresa e che resti sotto il controllo dell’interessato. Una casella attivata solo per adempiere, e mai letta, rispetta la forma ma espone l’amministratore a notifiche che non vede.

L’errore della PEC “di studio”

Un caso frequente è l’indirizzo creato dal consulente con un dominio dello studio e gestito dallo studio stesso. Non è vietato in astratto, ma se l’incarico professionale cessa l’amministratore rischia di perdere l’accesso alla casella senza accorgersene. È meglio che la PEC sia contrattualizzata a nome dell’amministratore, con credenziali in suo possesso, eventualmente con una delega di consultazione al consulente.

Scadenze e momenti in cui va comunicato

Il termine del 31 dicembre 2025 riguardava le società già iscritte. Dopo quella data l’obbligo non si esaurisce: va rispettato in tutti i momenti in cui la carica nasce o si rinnova.

1. Costituzione di una nuova società: l’indirizzo dell’amministratore unico o delegato accompagna la pratica di iscrizione.
2. Nomina di un nuovo amministratore unico o delegato, o del presidente del CdA quando mancano le deleghe.
3. Rinnovo dell’incarico alla scadenza del mandato, anche se la persona è la stessa.
4. Cambio dell’indirizzo, per esempio quando la PEC personale scade o viene chiusa.
5. Società già iscritte che non avevano comunicato il dato entro il 31 dicembre 2025: regolarizzazione con la prima pratica utile.

La comunicazione avviene con una pratica telematica al Registro delle imprese. Conviene inserirla nella stessa pratica che deposita la nomina o il rinnovo, per non creare un disallineamento tra la carica iscritta e il suo indirizzo.

Cosa succede se il domicilio manca

L’art. 13, comma 4, del DL 159/2025 rinvia, per la mancata comunicazione, all’art. 16, comma 6-bis, del DL 185/2008. Quella norma, scritta per il domicilio digitale delle società, prevede che l’ufficio del Registro che riceve una domanda priva del domicilio digitale la sospenda “in attesa che essa sia integrata”. Per chi non si adegua nel termine, la stessa disposizione prevede la sanzione dell’art. 2630 del codice civile in misura doppia e l’assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale.

Il rinvio è sintetico e la sua applicazione alla PEC degli amministratori dipende dalla prassi delle Camere di commercio. La conseguenza più concreta, e sicura, è il blocco della pratica: una nomina, un rinnovo o un’altra iscrizione possono restare sospesi finché il dato non viene integrato. Il comma 6-ter prevede inoltre che il Conservatore chieda un nuovo indirizzo quando quello iscritto risulta inattivo.

Esempio: una Srl con amministratore unico rinnova l’incarico ad aprile 2026 e deposita il verbale con la PEC della società anche per l’amministratore. L’ufficio può sospendere la pratica chiedendo un indirizzo diverso; nel frattempo la carica rinnovata non risulta iscritta, con possibili problemi nei rapporti con banche e committenti che consultano la visura.

Perché la norma è nel decreto sulla sicurezza del lavoro

L’art. 13 del DL 159/2025 raccoglie misure sul funzionamento dei controlli e dell’Ispettorato: una somma forfetaria per le missioni degli ispettori, l’esenzione dell’INL dalle spese degli atti processuali e, appunto, il domicilio digitale degli amministratori. La collocazione suggerisce lo scopo: avere un recapito certo e personale di chi rappresenta la società rende più rapida la notifica degli atti, compresi quelli che nascono da un accertamento.

Per le imprese che operano negli appalti questo si somma agli altri obblighi della sezione: la notifica preliminare che dal 31 ottobre 2025 distingue i subappaltatori e un’attività di vigilanza che il decreto rafforza con nuove assunzioni, descritte nella pagina sul potenziamento di INL e Carabinieri per il lavoro. Il quadro d’insieme è nella sezione vigilanza, appalti e badge di cantiere.

Controllo rapido per l’amministratore

Bastano pochi minuti su una visura aggiornata per capire se la posizione è in regola. Le verifiche utili sono queste:

• la visura riporta un domicilio digitale accanto al nome dell’amministratore unico, del delegato o del presidente senza deleghe;
• l’indirizzo è diverso dalla PEC della società;
• la casella è attiva, non scaduta e consultata con regolarità dall’interessato;
• le credenziali sono in possesso dell’amministratore e non solo del consulente;
• il prossimo rinnovo della carica è segnato in calendario insieme alla verifica della PEC.

Se uno di questi punti non torna, la correzione è una semplice pratica al Registro delle imprese, da fare prima che una nomina o un deposito restino bloccati.