Fascicolo elettronico del lavoratore: come il DL 159/2025 registra la formazione sicurezza

Dal 31 ottobre 2025 le competenze acquisite con la formazione sicurezza vanno registrate nel fascicolo elettronico del lavoratore e nel fascicolo sociale e lavorativo del cittadino, in vista dell’inserimento nel SIISL. Lo prevede il nuovo art. 37, comma 14, del D.Lgs. 81/2008. Il datore deve tenerne conto quando programma i corsi, e gli ispettori nei controlli.

La norma non aspetta accordi o decreti: è già vigente. Il suo effetto pratico dipende invece da quanto gli strumenti informatici pubblici sono in grado di ricevere e mostrare i dati formativi. Qui sotto il testo, cosa cambia rispetto al vecchio libretto e come un’impresa può organizzarsi.

Il nuovo comma 14 dell’articolo 37, parola per parola

Il DL 159/2025, all’art. 5, comma 1, lettera d), numero 2, sostituisce integralmente il comma 14. La legge di conversione n. 198/2025 ha precisato due riferimenti: il fascicolo è quello “di cui all’articolo 14” del D.Lgs. 150/2015 e la destinazione dei dati è la piattaforma del Sistema informativo per l’inclusione sociale e lavorativa (SIISL) dell’art. 5 del DL 48/2023.

Il testo vigente contiene tre regole distinte:

1. le competenze acquisite con la formazione prevista dal D.Lgs. 81/2008 sono registrate nel fascicolo elettronico del lavoratore e nel fascicolo sociale e lavorativo del cittadino, in particolare per inserirle nel SIISL;
2. il datore di lavoro considera il contenuto del fascicolo ai fini della programmazione della formazione;
3. gli organi di vigilanza ne tengono conto nel verificare gli obblighi del decreto.

La Circolare INL n. 1/2026 (prot. del 23 febbraio 2026) riassume la modifica così: si sostituisce il riferimento al libretto formativo del cittadino con quelli al fascicolo elettronico e al fascicolo sociale e lavorativo, per integrare i dati nel SIISL.

Perché non è una misura sospesa

Sul web circola l’idea che il fascicolo attenda un Accordo Stato-Regioni sulle modalità di riconoscimento. Il comma 14 non rinvia ad alcun atto attuativo: non c’è un accordo, un decreto o un termine. La disposizione è entrata in vigore con il decreto, il 31 ottobre 2025, e le precisazioni della conversione dal 31 dicembre 2025.

Altro discorso è l’operatività tecnica. Il fascicolo elettronico è alimentato dal sistema informativo unitario delle politiche del lavoro e il SIISL è una piattaforma gestita dal Ministero del Lavoro. Lo stato effettivo dei flussi che trasportano gli attestati di sicurezza verso queste banche dati non risulta da comunicazioni ufficiali consultate. Per questo la lettura corretta è: obbligo vigente, operatività legata agli strumenti pubblici.

Che cos’è il fascicolo elettronico del lavoratore

L’art. 14, comma 1, del D.Lgs. 150/2015 lo definisce come il fascicolo formato sulla base delle informazioni del sistema informativo unitario delle politiche del lavoro. Contiene i dati relativi ai percorsi educativi e formativi, ai periodi lavorativi, alla fruizione di provvidenze pubbliche e ai versamenti contributivi. La stessa norma stabilisce che è “liberamente accessibile, a titolo gratuito” da parte dell’interessato, con modalità telematiche.

Il fascicolo sociale e lavorativo del cittadino è invece collegato al SIISL, la piattaforma introdotta nel 2023 per l’incontro tra domanda e offerta di lavoro e per le misure di inclusione. Il DL 159/2025 rafforza il ruolo del SIISL anche in altri punti: dal 1° aprile 2026 le imprese che chiedono incentivi per le assunzioni pubblicano le posizioni sulla piattaforma, con una fase sperimentale fino al 30 novembre 2026 disciplinata dal DM 5 ottobre 2026 n. 134. Lo stesso SIISL è il canale previsto per la versione digitale della tessera di riconoscimento, come spiega la pagina sul badge di cantiere con codice anticontraffazione.

Libretto formativo, fascicolo elettronico e fascicolo del corso: tre cose diverse

Il termine “fascicolo” ricorre in documenti diversi, e la confusione è frequente. La tabella mette a confronto i tre strumenti.

Il fascicolo del corso resta la prova primaria che il corso si è svolto. Il fascicolo elettronico è un indice delle competenze che segue la persona nel cambio di datore di lavoro. Il primo non è sostituito dal secondo.

Cosa cambia per il datore di lavoro

L’obbligo nuovo per l’impresa è di considerare il contenuto del fascicolo quando programma la formazione. In pratica, all’assunzione di un lavoratore che dichiara corsi già svolti, il datore ha una fonte in più per ricostruirne la storia formativa ed evitare di ripetere percorsi validi.

La norma non introduce un riconoscimento automatico. Le regole su durata, aggiornamento e crediti restano quelle dell’Accordo Stato-Regioni 59/CSR del 17 aprile 2025, in vigore dal 19 maggio 2025. Il datore deve quindi confrontare ciò che risulta dal fascicolo con la mansione e il livello di rischio dell’azienda.

Esempio: un magazziniere assunto a ottobre 2026 ha frequentato tre anni prima, presso un’altra azienda classificata a rischio basso, la formazione generale di 4 ore e quella specifica di 4 ore. La nuova azienda è a rischio alto. Per l’Accordo la formazione generale costituisce credito formativo permanente, quindi non va ripetuta. La formazione specifica riguarda invece i rischi della mansione e dell’azienda: va erogata in occasione della nuova assunzione, come chiede l’art. 37, comma 4, con la durata minima di 12 ore prevista per il rischio alto. Il fascicolo aiuta a ricostruire corsi e date, ma la decisione resta del datore.

Cosa cambia nei controlli

Gli organi di vigilanza tengono conto del fascicolo nel verificare gli obblighi del decreto. Questo può rendere più rapido il riscontro della formazione di un lavoratore, ma non sposta l’onere della prova. L’art. 37 continua a porre l’obbligo formativo in capo al datore di lavoro, e l’art. 55 sanziona le violazioni dei commi 1, 7, 7-ter, 9 e 10.

L’errore tipico in ispezione è affidarsi alla dichiarazione del lavoratore o a un dato non verificato: “risulta dal sistema” senza poter esibire l’attestato o il riferimento al soggetto formatore. Un’impresa prudente conserva in proprio gli attestati con tutti gli elementi minimi del punto 6 della Parte I dell’Accordo: denominazione del soggetto formatore, dati del partecipante, tipologia e durata del corso, modalità di erogazione, firma, data e luogo. Il fascicolo elettronico serve da riscontro incrociato, non da archivio unico.

Come organizzare i dati formativi in attesa dei flussi pubblici

Finché non sarà chiaro come gli attestati arrivano al fascicolo, la scelta più utile per un’impresa è avere un archivio interno pronto a dialogare con i sistemi pubblici. I passaggi seguenti sono indicazioni di metodo:

1. Censire per ogni lavoratore i corsi svolti, con soggetto formatore, data, durata, modalità e scadenza dell’aggiornamento.
2. Usare per i corsi le denominazioni dell’Accordo 59/CSR, così da renderli confrontabili con quelli registrati altrove.
3. Collegare ogni corso alla mansione e al livello di rischio, che sono i criteri con cui si decide se un corso è spendibile.
4. Separare i dati formativi da quelli sanitari: giudizi di idoneità e accertamenti del medico competente non appartengono a questo archivio.
5. Limitare l’accesso a chi programma la formazione, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati personali.
6. Fissare una verifica annuale delle scadenze e dei nuovi assunti, confrontando l’archivio con il fascicolo quando l’accesso sarà disponibile.

Il collegamento con le altre novità formative

Il fascicolo elettronico è il tassello di tracciabilità di un insieme più ampio. Il decreto prevede anche un nuovo accordo sui requisiti degli enti formatori, non ancora adottato, illustrato nella pagina sull’accreditamento dei soggetti formatori. Per le figure con percorsi lunghi e moduli specialistici, dove la ricostruzione dei crediti pesa di più, è utile la guida alla formazione RSPP dopo il nuovo Accordo.

La registrazione delle competenze non dice nulla, da sola, sull’efficacia: un corso registrato può non aver cambiato i comportamenti. Per questo l’Accordo 59/CSR chiede al datore una verifica sul campo, descritta nella pagina sulla verifica dell’efficacia della formazione. Il quadro completo delle misure formative è nella pagina sulla formazione sicurezza nel DL 159/2025.